Fem verktyg för effektivt ledarskap

I sin roll som utbildningsdirektör för yrkeshögskolorna Plushögskolan och KYH, och ansvarig för övergripande YH-samordning, är effektiviteten hans superkraft. Det är också anledningen till att Per Häggman utsetts till årets ledare i kategorin effektivitet. Utmärkelsen delas ut av AcadeMedia och baseras på nomineringar från medarbetarna.

För att kvala in till utmärkelsen skulle den nominerade bland annat ha utmärkt sig genom att bidra till fördelar inom olika områden avseende exempelvis samordnande av resurser och tvärprofessionella utbyten, ha tagit vara på varumärkenas unika förutsättningar för att skapa gemensamt lärande. Det stämmer bra in på Per Häggman. Bland annat genom projektet att starta upp en gemensam antagningsenhet för alla YH-bolag. Nu ska vi titta närmare på vilka fem nycklar som finns för att nå den där eftertraktade effektiviteten.

Per Häggman planerar alltid i förväg och har en tydlig struktur för vad han måste hinna med och när det ska göras. På så sätt frigörs även tid däremellan för att hinna med att ta saker på uppstuds vid behov. Han är noga med det där som kan kännas som hygienfaktorer, men som är ack så viktigt: att aldrig komma sent till möten, avsluta dem på utsatt tid, hålla deadlines och vara förberedd och påläst. Han håller sig till den avtalade mejlpolicyn och skickar inget efter arbetstid, men det hindrar inte att han skriver sina meddelande när andan faller på. Där är ”Fördröjd leverans”-verktyget i Outlook en livräddare.

För att lösa problem, formulera knäckfrågor och komma vidare i en process kan man göra på många olika sätt. En del tänker bäst i grupp, skriver anteckningar eller bollar med en kollega. Per Häggman börjar med en tänkarpromenad i skogen, eller hemma klockan 5 på morgonen för att nyttja tiden innan arbetsdagen startar till att tänka.

– Jag tänker mycket. Vänder och vrider på en fråga, målar upp risker och scenarion. Att lösa utmaningar är en drivkraft och en förutsättning för att jag ska trivas och vara mitt bästa jobbjag. Blir arbetet för enahanda eller för stor del förvaltande tappar jag fart, säger Per Häggman.

När tankarna är processade och frågor formulerade är det dags för nästa steg.

Se när Per Häggman överraskas av AcadeMedias vd Marcus Strömberg.

– Jag är genuint ointresserad av organisationsscheman och hierarkier. När jag behöver hjälp av någon att komma vidare ser jag till att ta reda på vem som kan tänkas ha svar och pratar direkt med den personen, säger Per Häggman.

Den interna införsäljningen är en viktig aspekt för att snabbt komma vidare. Motparten behöver tydligt kunna se nyttan för egen del.

–  Jag behöver kunna visa ”What’s in it for them” när jag kommer med ett förslag. Det ska vara väl underbyggt och finnas goda argument.

Kommunikationskanalen är också viktig. Per Häggman väljer alltid att ta ett samtal när det gäller annat än kort information, administrativa frågor eller att boka ett möte.

– Längre diskussioner eller svåra frågor vill jag ta öga mot öga. Det motverkar missförstånd. Jag är också en rak person och har lärt mig att det ibland kan misstas, säger Per Häggman.

– Man måste våga testa för att lyckas. Så länge vi gör 51 % rätt så kan vi unna oss att misslyckas 49%, säger Per Häggman.

Det är ett tankesätt som har visat sig fungera väl. Just ett sådant test som burit frukt är den gemensamma antagningsenheten för YH som började som ett pilotprojekt.

På tre månader gick antagningsenheten från idé och uppstart med 3 personer till en fullskalig enhet som idag servar alla AcadeMedias yrkeshögskolor. De tio administratörerna kan ta hjälp av varandra och antagningsprocessen blir tryggare, säkrare och mer effektiv.

– När jag var ny som chef och ledare kunde jag försöka anamma andras sätt att leda. Men det fungerade aldrig. Däremot tar jag gärna intryck av andra och gör min egen variant av det jag sett, läst eller hört.

Ärlighet, transparens och att vara generös med kunskap har också varit en nyckel för att lyckas knyta ihop gynnsamma samarbeten, exempelvis YH-samordningen. Idag samarbetar alla YH-bolag kring gemensamma frågor vilket sparar tid och energi. Man delar med sig av smarta lösningar och bollar frågor och idéer med varandra, trots att bolagen ju faktiskt är konkurrenter.

– I början fanns en viss skepsis till att samarbeta och man ville ibland hålla på sitt. Men genom att jag bjöd på mycket kunskap själv från Plushögskolan och visade att jag hade ärligt uppsåt lyckades vi bygga förtroende. En god dialog och samtalston hjälpte också till.

Namn: Per Häggman
Roll: Utbildningsdirektör KYH och Plushögskolan, samordningsansvarig YH
Utmärkelse: Årets ledare Effektivitet
År inom AcadeMedia: 5
År inom utbildningsbranschen: 25
Då blir jag stolt: När någon tidigare student skriver och berättar att hen har fått sitt drömjobb. Det är vårt uppdrag och att kunna ge eleverna chansen, och det gör mig vansinnigt stolt. Och när vi testar något nytt som känns wild and crazy, och när vi sedan testar så bara fungerar det.

Under rubriken "Leda & Utveckla" presenterar vi vinnarna av årets ledarskapsutmärkelser som har delats ut av AcadeMedia.